人事档案材料归档范围及要求
一、 归档范围
(一)人事处
1．在人事工作中形成的简历表、人员登记表等材料。
2．在考察、考核工作中形成的有关材料：组织审定的考察材料，年度考核登记表，鉴定等材料。
3．本院教职工参加成人教育(大中专)形成的有关材料：学生(学员)登记表，考生登记表，学习成绩表，毕业生登记表、鉴定表，授予学位通知书，学位学历证书复印件；培训结业成绩登记表，学习鉴定材料。
4．评审(考试)、聘任专业技术职务工作中形成的有关材料：专业技术职务任职资格评审表(申报表)，专业技术职务考试成绩合格登记表，业务自传，聘任技术职务通知和审批表。
5．教师资格审批表。
6．更改姓名、民族、出生日期、参加工作时间工作中形成的有关材料：个人申请、组织审查报告、结论及所依据的证明材料、上级批复等。
7．工作变动中形成的有关材料：干部调动时的鉴定、组织审定的表现情况材料、考察材料，调动审批表，退休审批表等。
8．考试录用和聘用干部工作中形成的有关材料：报考登记表，录用审批表，考察材料，聘用审批表、合同书，有关证明材料，考察考核材料，续聘、辞退、开除材料等。
9．办理工资、待遇工作中形成的材料：转正定级审批表，各种工资变动审批表、登记表，提职晋级、奖励工资审批表，定级定工资材料；解决各种待遇问题的审批表、批复材料；停薪人员登记表等。
10．办理出国(出境)审批工作中形成的有关材料：出国(出境)审批表、备案表，在国外表现情况或鉴定材料，因私出国(出境)审批表等。
11．健康检查和处理工伤事故工作中形成的有关材料：有严重慢性病、身体残疾的体检表，工伤致残诊断书，确定致残等级的有关材料，新录用干部体检表等。
12．奖惩工作中形成的有关材料：先进工作者审批表，有突出贡献的专家、优秀科技人才、立功、嘉奖、通报表扬及所附的先进事迹材料；处分材料，通报批评材料及所附的本人检查、交待、对处分决定的意见；撤消处分决定等材料。
13．政府特殊津贴呈报表，高级专家延退审批表，专家情况登记表等材料。
14．非正常死亡的调查报告及遗书。
15．其它对考察了解使用干部及对组织有参考价值的材料。
(二)组织部
1．干部填写的干部履历表。
2．加人中国共产党过程中形成的有关材料：人党志愿书(已批准转正的)，入党申请书(1—2份系统的、全面的、最早或最近的、附有自传的优先收集)，转正申请书，自传，综合性政审材料及有关证明、考察材料；取消预备党员资格的组织意见、入党志愿书(记载组织意见的)等材料。
3．干部任免工作中形成的有关材料：干部任免审批表(包括所附的考察、表现情况材料)。
4．党代会工作中形成的有关材料：代表登记表、委员简历、政绩材料等。
5．表奖活动中形成的有关材料：优秀党务工作者、优秀党员登记表及所附的先进事迹材料；有突出贡献的优秀专家、优秀科技人才审批表等。
6．民主评议党员中形成的有关材料：优秀党员授予称号的，不合格党员受到组织处理的组织审批意见及主要事实依据材料，违纪党员受到纪律处分的材料等。
7．整党工作中形成的有关材料：党员登记表，不予登记的决定、组织意见，退党材料。
8．政审工作中形成的有关材料：调查报告，审查结论，本人对结论的意见、检查交待、作为结论依据的凋查证明、证据材料；甄别、复查结论、批复及主要依据材料；更改入党时间的本人申请、组织结论等。
9，其它对考察了解使用干部及对组织有参考价值的材料。
(三)统战部
1．加入民主党派的有关材料：加入民主党派时的登记表(通知)，在组织中担任职务的任免表(通知)等材料。
2．政协委员登记表，人代会代表登记表，民主党派代表大会代表登记表等材料。
3．港、澳、台胞、侨眷的证明材料等。
4．统战系统对统战工作者的奖惩材料。
5．其它对考察了解使用干部及对组织有参考价值的材料。
(四)纪检监查审计处
1．在纪律检查、监察、法院和行政管理等部门工作中形成的有关材料：处分决定，免予处分的意见，上级批复，核实(调查)报告，本人检查、交待、对处分决定的意见，撤消处分的有关材料，通报批评材料；法院判决书；复查甄别报告、决定(结论)、上级批复等材料。
2．审计工作中形成的有关材料：主要涉及干部个人的审计报告或审计意见材料，离任审计考核材料。
3．监查审计系统对本系统工作人员的奖惩材料。
4．其它对考察了解使用干部及对组织有参考价值的材料。
(五)保卫处
1．在办案过程中形成的材料：劳动教养、判刑、释放、治安处罚通知书等材料。
2．公安系统对保卫处工作人员的奖惩材料。
3．其它对考察了解使用干部及对组织有参考价值的材料。
(六)工 会
1．对全校教职工的表奖材料：劳动模范登记表，先进工作者审批表，立功登记表等材料。
2．工会、妇女代表大会代表登记表。
3．计划生育工作中形成的：独生子女审批表。
4．工会系统对工会工作者的奖惩材料等。
5．其它对考察了解使用干部及对组织有参考价值的材料。
(七)科研处
1．在科技活动中形成的有关材料：创造发明、科研成果鉴定材料，国家科技奖(含国家发明奖、自然科学奖、科技进步奖)、中国青年科技奖等材料。
2．其它对考察了解使用干部及对组织有参考价值的材料。
(八)团 委
1．入团过程中形成的材料：入团志愿书、申请书，退团材料。
2．杰出青年登记表(申报、呈报表)。
3．团代会代表登记表。
4．共青团系统对本系统工作人员的奖惩材料。
为确保案卷质量和归档材料的齐全完整，具体要求如下：
1．材料必须是手续完备的正式材料，应齐全、完整、真实、文字清楚、有承办单位或个人署名，有材料形成日期。
2．凡规定由组织审查盖章的，须加盖公章，规定要同本人见面的材料(如审查结论、复查结论、处分决定或意见、组织鉴定等)，应有本人签字。
3．材料要使用A4规格的纸质结实、耐用、稍硬的办公用纸，材料左边留出2—2．
装订边。文字不得使用圆珠笔、铅笔、红色墨水及纯蓝墨水和复写纸书写。
4．除传真材料需复印存档外，不得用复印件存档。
5．其它未列入的部门在工作中产生的上述或相关材料，应在形成材料后的一个月内，按要求将材料送交院档案室登记，并存入本人档案。