大连职业技术学院档案管理办法
2018年5月25日
第一章 总 则
第二章 档案机构及其职责
第三章 档案工作人员
第四章 条件保障
第五章 档案立卷归档、移交和接收工作
第六章 档案管理
第七章 档案利用与查阅制度
第八章 考核、奖励与处罚
第一章 总 则
第一条 为了加强学院档案工作，提高档案管理水平，充分发挥档案在教学、科研、管理和学院其他各项工作中的作用，根据《中华人民共和国档案法》和《普通高等学校档案管理办法》的规定，结合我院实际情况制订本办法。
第二条 学院档案是指在招生、教学、科研、党政管理和其他各项活动中直接形成的对学生、学院和社会具有保存价值的文字、图表、声像等不同载体的历史记录。
第三条 档案工作是学院的重要基础工作之一，也是衡量学院教育质量和管理水平的重要标志，是维护学院历史真实面貌的一项重要工作，学院应当加强管理，将之纳入学院整体发展规划。
第四条 学院档案实行集中统一管理，确保档案的完整、准确、
系统和安全，便于开发利用。
第五条 学院档案工作由院长领导，其主要职责是：
（一）贯彻执行国家关于档案管理的法律、法规和方针政策，批准学院档案工作规章制度；
(二) 将档案工作纳入学院整体发展规划，促进档案信息化建设与学院其他工作同步发展；
（三）建立健全与办学规模相适应的学院档案机构，落实人员编制、档案库房、发展档案事业所需设备以及经费；
（四）研究决定学院档案工作中的重要奖惩和其他重大问题。
分管档案工作的院领导协助院长负责档案工作。
第二章 档案机构及其职责
第六条 学院设立综合档案室，综合档案室是保存和提供利用学
院档案的专门机构。综合档案室设主任一名。综合档案室主任应当具备以下条件：
（一） 热爱档案事业，具有高级以上专业技术职务任职经历；
（二） 有组织管理能力，具有开拓创新意识和精神；
（三） 年富力强，身体健康。
第七条 综合档案室的管理职责是：
（一）贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，综合规划学院档案工作；
（二）建立健全学院档案工作各项规章制度，并负责贯彻落实；
（三）负责接收、征集、整理、鉴定、编目、统计、保管学院的各类档案及有关资料；
（四）编制检索工具，编研、出版档案史料，开发档案信息资源；
（五）组织实施档案信息化建设和电子文件归档工作；
（六）开展档案的开放和利用工作；
（七）开展学院档案工作人员的业务培训；
（八）利用档案开展多种形式的宣传教育活动，充分发挥档案的文化教育功能；
（九）开展国内外档案学术研究和交流活动。
第八条 各部门必须有一名负责人分管该部门的档案工作，并配备一名兼职档案人员，负责本部门档案的管理、收集、整理、立卷和移交工作等。
第三章 档案工作人员
第九条 档案工作人员应当遵纪守法，爱岗敬业，忠于职守，具备档案业务知识和相应得科学文化知识以及现代管理技能。
第十条 专职档案工作人员的编制人数由学院根据本院档案数量和工作任务确定。
第十一条 专职档案工作人员，实行专业技术职务聘任制或者职员职级制，享受学院教学、科研和管理人员同等待遇。
第四章 条件保障
第十二条 档案工作所需经费应当列入学院预算，保证档案工作的需要。学院还应设立专项经费维护档案数字化建设正常运行。
第十三条 学院应为档案室提供专用的、符合档案管理要求的档案库房，库房建设标准应按照《档案馆建设标准》（建标103—2008）进行建设，库房、办公室、阅档室要三室分开。
第十四条 学院应为档案室配置满足档案管理要求的必要的设施、设备。
第五章 档案立卷归档、移交和接收工作
第十五条 学院应建立和完善立卷归档制度，要把各种文件材料的归档纳入教学、科研、管理人员的职责范围，做到应归档的文件材料必须完整、准确、系统，不得分散存放在各业务部门，更不允许将公务活动中形成的应当归档的文件材料、资料据为已有。
第十六条 学院实行文件材料形成部门立卷制度。各部门的兼职档案人员要随时收集应当归档的材料，在年终时将归档的文件材料按照纸质文件材料和电子文件材料的自然形成规律进行系统整理、编制页号或件号，制作卷内目录，装订成卷后移交给院档案室。
第十七条 对科研成果、基建工程等进行验收时，应有档案人员参加。有关业务部门应会同档案室对归档的文件材料加以审查，签署意见，没有完整、准确、系统的文件材料的项目，不予验收、不予盖章、不予上报成果、不予结算经费。
第十八条 档案立卷归档范围
1、党群类：主要包括学院党委及各部、委、工会、团委、民主党
派等部门在工作中形成的文件材料。（如：会议文件、会议记录、纪要；工作计划、总结等）。上级部门下发与学院有关的党群管理的文件材料。
2、 行政类：主要包括学院及行政所属部门在工作中形成的文件
材料；上级部门下发与学院有关的行政、人事管理的文件材料。
3、 教学类：按原国家教委、国家档案局发布的《高等学校教学
文件材料归档范围》（教办字[1987]016号）执行。主要包括反映教学管理、教学实践、教学研究的文件材料。
4、 科学研究类：按原国家科委、国家档案局发布的《科学技术
研究档案管理暂行规定》（国档发[1987]6号）执行。主要包括科研工作管理、学术交流和科研项目研究过程中形成的文件材料。
5、产品生产与科技开发类：主要包括学院在产、学、研过程中形成的文件材料、样品或样品照片、录像等。
6、 基本建设类：按国家档案局、原国家计委发布的《基本建设
项目档案资料管理暂行规定》（国档发[1988]4号）执行。主要指基本建设工作管理、总体布置、房地产权和工程项目建设中形成的文件材料。包括项目的可行性研究、设计施工、竣工验收，以及房地产权管理使用、维修、改建扩建各个阶段。各种程序及环节形成的配套材料。
7、仪器设备类：主要包括价值在十万元以上的仪器设备的全套随机技术文件以及接收、使用、维修、改进工作中产生的文件材料。
8、 出版类：包括学院自行编辑出版的学报及其他学术刊物、审
稿单、原稿、样书及出版发行记录等。
9、 外事类：包括学院在与外国及港、澳、台地区的团体或个人
开展学术研究、科技合作、人才交流、友好往来、教学活动中形成的文件材料。
10、财会类：按财政部、国家档案局发布的《会计档案管理办法》
（财会字[1998]32号）执行。主要指财会工作管理和会计核算活动中形成的文件材料。包括文件、会计凭证、会计帐簿、会计报表及工资注册等方面的材料。
11、声像载体类：包括学院在各项活动中形成的对学院和社会具有参考价值的照片、录音带、录像带、光盘以及其它方式记录的载体及其配套的文字材料。
12、 干部档案类：按照中共中央组织部、国家档案局颁发的《干
部档案工作条例》关于档案材料的收集的规定执行。包括反映干部历史、全面情况的履历、自传、鉴定、学历学位及证书复印件、技术职务评聘、政治历史、入党、入团、奖励、处分、录用、任免、工资、待遇、出国、离退休等材料。
13、人物档案类：本院教职工中有突出贡献的专家、正副院长、正副党委书记、正教授、兼任市以上领导职务的人员，省级以上劳动模范，获省级以上科技发明或科技进步奖励的人员的生平、事迹、传记、回忆录、论文、专著、教材、录音、录像、照片、奖状、奖章、聘书，委任状、代表证、学历证明、学位证书、重大活动纪要、讲话、报告以及其他有保存价值的材料。
14、实物档案类：主要包括上级领导和境内外知名人士为学院题
词、题字等手迹材料；在学院各项活动中获得的奖状、奖杯、牌匾、锦旗、证书、会标及赠送品、纪念品及其他有保存价值的实物。
第十九条 凡应归档的文件材料应质地优良、书写工整、声像清晰；不能用易褪色、易变质的材料书写；不能用金属物装订，要符合《高等学校档案工作规范》要求。电子文件的归档要求按照国家档案局发布的《电子公文归档管理暂行办法》以及《电子文件归档与管理规范》（GB/T18894—2002）执行。
第二十条 移交院档案室归档时间
1、 党政部门和能按年度归档的部门应在次年六月底前归档；
2、 教学部门按学年度立卷的档案，应在次年度寒假前归档；
3、 科研、基建部门应在项目完成后两个月内归档；
4、 财务部门立卷的财会档案，应在两年内归档；
5、 人事档案材料在形成正式材料后的一个月内归档；
6、 特别珍贵的档案，从安全与保管条件等方面考虑，可以随时
归档。
第二十一条 各部门向档案室移交档案，必须填写移交清单一式两份，交接双方签字盖章。归档单位与档案室各一份分别保存。
第二十二条 学院各级分管档案工作的领导和专兼职档案人员要检查、督促和协助有关人员做好文件材料的收集、积累、立卷和归档工作。
第六章 档案管理
第二十三条 档案室根据《高等学校档案实体分类法》、《高等学校档案工作规范》的要求管理档案，做到分类科学、整理系统、鉴定正确、保管安全、统计准确、利用方便、管理手段先进。
第二十四条 档案的排架：要先按照档案的全宗、再按年度、其次再按分类号和种次号分别排架。
第二十五条 各类档案是按其价值确定保管期限，具体划定按照我院档案《实体分类法》规定的各类档案保管期限执行。保管期限分为永久、长期、短期三种。长期为50年；短期为15年。
第二十六条 对超过保管期限的档案，应有档案鉴定小组进行鉴定。对已失去保存价值的档案，应写出销毁清单，经档案工作领导小组审核同意，报院领导批准后，予以销毁。未经鉴定和批准，不得销毁任何档案。销毁时，应由档案室、纪检部门共同派人监销。销毁清单应当永久保存。
第二十七条 档案室应有专人负责档案库房的技术管理，测定库房温度、湿度、清洁度、灭菌虫毒程度等技术指标，研究和改进档案保护技术，对已破损和字迹褪化的档案，应及时修复和复制。
第二十八条 档案室应有严密的防盗、防火、防晒、防虫、防鼠、防霉、防潮、防尘、防腐蚀等安全措施。定期检查保管情况，发现问题及时向院有关领导汇报，及时进行处理。
第七章 档案利用与查阅制度
第二十九条 档案室要根据档案的内容确定不同的阅读范围，尽可能地为广大师生员工和毕业生提供优质服务。
第三十条 本院工作人员因公需要，经本部门领导同意，可查阅、借阅本部门归档的档案；如查阅非本部门档案时，须持本部门介绍信，经档案室领导同意方可查阅；本院人员利用党政类保密档案或非本部门归档的未公开的档案，须经党、院办主任批准。
第三十一条 校外单位和个人来查阅档案，必须持单位介绍信，到我院有关部门办理手续，方可查阅。
第三十二条 重要的、珍贵的档案和资料，一般不提供原件使用。如特殊需要，须经主管档案工作的领导批准。
未经学院授权或上级主管机关批准，任何组织或个人无权公布档案。阅档者必须承担保密义务。
第三十三条 查阅档案必须严格遵守阅档制度，维护档案的完整和安全。借出的档案不准带到公共场所或家中，不得遗失、污损、涂改、抽拆和转借。
归还档案时应当面检查。如有损坏、丢失、泄密者，应及时报告相关领导，以便采取补救措施。
第三十四条 为充分开发档案信息资源，档案室应创造条件开展更高层次的信息服务活动。
1、 档案室要编制多种检索工具及编研资料，提供给档案人员和
教职工使用。如各种目录、全宗介绍、档案室指南、专题介绍、数据汇总、资料汇编等。
2、开展参考咨询业务。利用档案和资料解答利用者提出的问题。
3、 举办档案展览。如专题性展览、人物档案展览、校史陈列等。
4、 传播档案学知识。
第八章 考核、奖励与处罚
第三十五条 学院应建立考查、考核和评估制度，明确岗位责任。对于在档案工作中做出突出贡献的人员，学院给予表彰。
第三十六条 对于违反《中华人民共和国档案法》的行为，玩忽职守造成档案损失的有关人员，学院根据情节轻重，依照有关规定，给予行政处分。构成犯罪的，由司法部门追究刑事责任。